【要チェック】事務所の移転で必要な手続きは？ 効率よく作業するポイントを解説！

1．事務所を移転するときに必要な手続き

最初に、事務所を移転するときにはどんな手続きが必要か見ていきましょう。

1-1．事務所の解約・契約手続き

事務所を移転する場合、現在の事務所の解約を早めに申し出る必要があります。契約内容によっては、数か月前に申し出ることが条件になっていることもあるので注意してください。事務所を移転する際、現在の事務所を原状回復する必要がある場合は、早めに手配することがおすすめです。また、新しい事務所の契約手続きも、同時に進めておきましょう。きちんと賃貸契約を交わし、物件を確実に押さえておくことが大切です。

1-2．取引先に移転通知を出す

事務所の移転が決まったら、取引先に移転通知を出しましょう。通知を早めに出すことで、思わぬ連絡ミスや行き違いを防ぐことができます。また、移転通知をタイミングよくきちんと出すことで、取引先に与える印象もアップするはずです。まずは、移転通知を出す取引先をリストアップしましょう。移転通知はメールで済ませることも可能ですが、郵送で通知するのが基本です。なお、通知もれがあると大変失礼になるので、送付時によく確認しておきましょう。特に大切な取引先には、直接出向いてあいさつすることをおすすめします。

1-3．公的機関への各種届け出

事務所の移転では、公的機関に対してさまざまな届け出が必要になります。

1-3-1．労働基準監督署

事務所の移転に伴い、労働基準監督署に「労働保険名称・所在地等変更届」を提出する必要があります。提出期限は移転してから10日以内です。なお、提出先は移転先の労働基準監督署となります。

1-3-2．法務局

事務所を移転するときは、法務局で登記情報の変更手続きが必要です。なお、事務所が本店か支店かによって、提出期限が異なります。詳しくは、以下を参考にしてください。

• 本店の移転：移転してから2週間以内に「本店移転登記申請書」を提出
• 支店の移転：移転してから3週間以内に「支店移転登記申請書」を提出

なお、移転前と移転後で管轄の法務局が変わる場合は、それぞれの法務局で手続きが必要になるので注意しましょう。

1-3-3．税務署

事務所を移転するときには、税務署に「異動届出書」を移転してすぐに提出する必要があります。また、「給与支払事務所等の開設・移転・廃止の届出書」も移転して1か月以内に提出しましょう。手続き方法は、管轄の税務署に直接出向く、必要書類を郵送する、e-Tax制度から申請するなどがあります。なお、移転後に管轄の税務署が変わる場合は、移転前・移転後それぞれの管轄税務署に書類を提出してください。

1-3-4．都道府県税事務所

事務所を移転する場合、都道府県税事務所に「事業開始等申告書」を移転後なるべく早く提出してください。移転後に管轄の税務署が変わる場合は、移転前・移転後それぞれの管轄税務署に提出が必要です。

1-3-5．ハローワーク

事務所を移転する際、ハローワークに「雇用保険事業主事業所各種変更届」を提出する必要があります。提出期限は、移転してから10日以内です。管轄のハローワークに直接出向くか、電子申請で手続きを行いましょう。より詳しい内容については、東京ハローワークのホームページを参考にしてください。

1-4．金融機関や郵便局の住所変更手続き

金融機関にも、住所変更手続きを抜かりなく行ってください。事務所の移転と同時に手続きしておくことは、金融機関からの信用度にも大きく影響します。万が一手続きが遅れた場合は、引き落としや振り込みなどができなくなることがあるので注意しましょう。また、併せて郵便局へ転居届を出すことも忘れないでください。手続きが済むと、新しい事務所に郵便物を届けてもらえるようになります。

1-5．契約中の各種サービスの住所変更手続き

現在契約中の各種サービスも、住所変更手続きを行っておきましょう。たとえば、以下のようなサービスを契約している場合です。

• 事務機器やオフィス用家具などのリース
• 新聞や雑誌の購読
• 従業員向けのコーヒーサーバーやウォーターサーバーなどのリース

上記のほかにも、契約中のサービスがあれば、住所変更手続きを忘れずに行っておきましょう。

1-6．公共サービスやインターネット回線の移転手続き

事務所の移転では、公共サービスの移転手続きも必要になります。水道・電気・ガス・電話など、それぞれの移転手続きを忘れずに進めておきましょう。手続きが遅れると、移転先で思わぬ不利益を受けることがあります。また、インターネット回線の移転手続きも同様に行いましょう。専用のインターネット回線を使用している場合、移転手続きが滞ると、新しい事務所でインターネットが使えなくなる期間ができてしまい、とても不便です。

2．事務所の移転をスムーズに進めるコツは？

事務所の移転をスムーズに進めるには、いくつかのコツがあります。

2-1．移転が決まったら早めに準備する

事務所の移転が決まったら、早めに準備しましょう。事務所の移転をスムーズに進めるためには、余裕を持って手続きすることが必要です。特に、業務が多忙なほど、移転直前になって慌ててしまうことでしょう。必要な準備が遅れたために、事務所の移転が延期になるようなことがあってはいけません。そのためにも、事務所の移転予定日から逆算し、各種手続きや作業の計画を立てることが大切です。

2-2．必要な手続きや作業をチェックリストにまとめる

事務所の移転に必要な手続きや作業は、チェックリストにまとめておくとよいでしょう。どんなことをいつまでにすべきか分かりやすく、やり忘れを防ぐことができます。このとき、必ず時系列に並べることが大切です。急いで手続きすべきものから順次手を付けやすく、効率がよく進めることができます。

2-3．なるべく多くの従業員に協力してもらう

なるべく多くの従業員に協力してもらうことも、事務所の移転をスムーズに進めるコツです。多くの従業員の手を借りることができれば、1人当たりの負担が大きく減り、作業時間の短縮にもつながります。ただし、本業に支障が出ないように配慮してください。移転作業を優先するのも大切ですが、本業に支障が出ては本末転倒です。また、業務時間外や休日に移転作業をさせる場合は、残業手当や休日手当の支給が必要になります。

2-4．不用品を処分して荷物を減らす

事務所を移転する前に、不要品を処分して荷物をなるべく減らすことをおすすめします。荷物が少なければ、移転費用の節約になるほか、移転先での作業量も減るからです。この機会に、事務所の不用品を処分してスッキリしましょう。なお、事務所の移転に伴う不用品の処分方法については、この記事の「4．事務所の移転で出た不用品を処分する方法」を参考にしてください。

2-5．必要に応じて業者を活用する

必要に応じて業者を活用することも、事務所の移転をスムーズに行うコツです。従業員に手伝ってもらうとしても、通常の業務と並行していては限界があります。特に、事務所の移転で出る不用品は多岐にわたり、種類別に処分するのに多くの時間と労力が必要になるでしょう。なるべく少ない労力で効率よく移転するには、業者を上手に活用することがおすすめです。

3．事務所を移転する流れ

事務所を移転する流れを、主なポイントに沿って詳しく見ていきましょう。

3-1．移転スケジュールを立てる

最初にきちんと移転スケジュールを立てることが、スムーズな移転のカギになります。事務所の移転に伴う手続きは、この記事の「1．事務所を移転するときに必要な手続き」を参考にしてください。やるべきことをリスト化して一覧にすると、手続きもれを防ぐことができます。また、事務所の片付けや荷物の運搬についても、具体的にいつからどんなことを行うか考えておきましょう。

3-2．移転前に必要な手続きを行う

事務所の移転手続きの中で、移転前に必要なものを順次進めていきましょう。早めに手続きを済ませておけば、今後の作業に余裕を持って対応できます。特に、取引先へのあいさつは、今後の関係性に大きく影響するものです。そのためにも、あいさつ状の手配や送付、あいさつ回りなどを早めに済ませておきましょう。移転予定日が近づくと時間に余裕がなくなり、手が回らなくなることがあります。

3-3．不用品を仕分けて処分する

荷物の運搬作業に入る前に、不用品を仕分けて処分しましょう。不用品を仕分ける基準は、以下を参考にしてください。

• 汚れや傷みがひどい
• 故障や不具合などで正常に使えない
• 今後使う予定がない
• サイズやデザインのミスマッチなどで新しい事務所に置くことができない

なお、処分するのに迷うものはいったん保留しておき、最後にもう一度考えてみるとよいでしょう。再度考えても判断できないものは、現時点で必要なものと判断し、新しい事務所に持っていくことをおすすめします。

3-4．新しい事務所へ移転する

不用品の処分が終わったら、新しい事務所への移転作業に移りましょう。たとえば、応接セットや給湯道具などから運ぶと、業務に大きな影響を与えずに済みます。なるべく短時間で移転するためにも、多くの従業員に協力してもらいテキパキ作業してください。ただし、適度に休憩を入れ、無理をしないようにしましょう。移転作業が済んだら、最後に、事務所を掃除してください。なお、従業員の負担を少なくし効率よく移転するには、信頼できる業者に作業を依頼することもおすすめです。

3-5．移転後に必要な手続きを順次行う

新しい事務所へ移転したら、移転後に必要な手続きを進めましょう。この記事の「1．事務所を移転するときに必要な手続き」を参考にし、期限が早いものや重要なものから順次手続きしてください。すべての手続きが終わったら、もれがないかチェックして完了です。

4．事務所の移転で出た不用品を処分する方法

事務所の移転で出た不用品を処分する方法を、詳しく解説します。

4-1．販売店に処分を依頼する

新規購入を伴う場合などは、販売店に不用品を処分してもらえるか聞いてみるとよいでしょう。特に、オフィス用家具や事業用家電を買い替える場合は、顧客サービスの一つとして、買い替えに伴い不要になったものを回収してもらえることがあります。販売店の回収サービスを利用できれば、買い替えと共に処分できて便利です。なお、回収サービスだけで利用できるかどうかは、業者によって異なります。また、販売店の回収サービスは、1個数千円程度～処分費用がかかるのが一般的です。

4-2．買取に出す

事務所の移転で出た不用品でもまだ十分に使えるものは、買取に出すことを検討してみましょう。中でも、以下のようなものは中古需要が安定しているため、状態のよいものは思わぬ高値で売れることがあります。

オフィス用家具

• 事務机
• 事務イス
• ロッカー
• キャビネット
• 長机
• パーティション
• 応接セット（ソファー・テーブルのセット）

事業用家電

• エアコン
• プロジェクター
• 大画面テレビ
• パソコン
• パソコン用モニター
• コピー機
• プリンター
• スキャナー

上記以外の不用品も買取してもらえる可能性があるので、業者に相談してみてください。

4-3．不用品回収業者に処分を依頼する

事務所の移転で出た不用品は、不用品回収業者に依頼する方法もあります。不用品回収業者に依頼すると、以下のように多くのメリットがあり便利です。

• 収集場所に運ぶ手間がかからない
• 都合のよい日時と場所を指定して回収してもらえる
• 処分にかかる時間や労力を節約できる
• 大量でもまとめて処分できる
• 不用品の処分と買取を同時に依頼できる
• 不用品を種類ごとに分けずに済む

5．事務所の移転に関するよくある質問

最後に、事務所の移転に関する質問に回答します。それぞれ参考にしてください。

Q．事務所の移転準備は何か月前から始めるとよい？
A．事務所の移転が決まったら、すぐに始めるのが理想です。遅くとも、移転予定日の2か月前には、始めるとよいでしょう。特に、規模の大きな事務所は物量が多いため、早めに動いてください。

Q．事務所を移転する際、近隣にもあいさつすべきか？
A．あいさつすべきです。移転の際、騒音や振動などで近隣に迷惑がかかることがあります。現在の事務所および移転先の事務所それぞれで、近隣にきちんとあいさつしておきましょう。

Q．業務が多忙で不用品を処分する時間がない場合はどうする？
A．不用品回収業者に依頼し、まとめて処分してもらうと便利です。不用品を種類別に仕分けずに済むので、重宝することでしょう。

Q．事務所の不用品を高額買取してもらうコツは？
A．以下のポイントを参考にしてください。

• 汚れをキレイにクリーニングしておく
• 購入時の付属品をそろえておく
• 不要になった時点でなるべく早く買取に出す
• 不用品の買取を強化している

なお、業者によって査定基準や買取を強化しているものが異なるため、複数の業者に査定を依頼して比較してみるのもおすすめです。

Q．信頼できる不用品回収業者を選ぶポイントは？
A．以下のポイントを参考にして選ぶとよいでしょう。

• 不用品の処分実績が豊富にある
• 丁寧な作業と高品質な仕上がりで定評がある
• 見積もりは無料
• 分かりやすくてリーズナブルな料金システム
• 可能なものは買取もしている
• 回収後の不用品を適切な方法で再販もしくは再資源化している
• 希望の日時と場所で回収してもらえる
• スタッフの対応が親切で顧客からの評判も上々
• 産業廃棄物収集運搬許可など業務に必要な許可を取得済み

まとめ

今回は、事務所の移転について詳しく解説しました。事務所を移転するときは、さまざまな手続きが必要になります。新しい事務所へスムーズに移転するためにも、どこでどんな手続きをいつまでにすべきか、きちんとチェックして抜かりがないようにしましょう。なお、事務所の移転では、大量の不用品が出ます。不用品の処分は、信頼できる不用品回収業者に依頼すると何かと便利でおすすめです。大量の不用品をまとめて処分できる、都合のよい日時と場所で回収してもらえるなど多くのメリットがあるので、上手に活用するとよいでしょう。